Các bước lập vi bằng theo quy định hiện hành là gì?

Câu hỏi: Tôi đang có nhu cầu lập vi bằng và muốn tìm hiểu các bước lập vi bằng như thế nào? Rất mong luật sư tư vấn giúp tôi vấn đề này. Tôi xin cảm ơn luật sư!

Chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi yêu cầu tư vấn liên quan đến vấn đề các bước lập vi bằng. Với vấn đề này, chúng tôi tư vấn như sau:

Vi bằng là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, định nghĩa “Vi bằng” được nêu như sau:

“Điều 2. Giải thích từ ngữ

…

3. Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này.”

Như vậy, vi bằng là văn bản được lập bởi chủ thể có thẩm quyền là Thừa phát lại nhằm ghi nhận các sự kiện và hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Vi bằng được coi là nguồn chứng cứ trong quá trình giải quyết các vụ việc dân sự và hành chính tại Tòa án và là cơ sở để thực hiện giao dịch giữa các bên.

Các bước lập vi bằng theo quy định hiện hành

Các bước lập vi bằng được quy định khái quát tại Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP. Theo đó, việc lập vi bằng gồm 4 bước dưới đây:

1. Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng

Trước tiên, bạn cần trình bày yêu cầu lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại bởi Nghị định số 08/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan không có quy định về các trường hợp cụ thể cần lập vi bằng mà việc lập vi bằng sẽ dựa theo nhu cầu của các cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức.

Tuy nhiên, không phải tất cả các sự kiện, hành vi có thật đều được lập vi bằng mà Nghị định số 08/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể về các trường hợp không được lập vi bằng.

Thư ký nghiệp vụ hoặc Thừa phát lại tại Văn phòng sẽ tư vấn, nếu yêu cầu của bạn hợp pháp, không thuộc các trường hợp không được lập vi bằng thì bạn sẽ điền thông tin vào phiếu yêu cầu lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại và tiếp tục thỏa thuận một số nội dung tại bước số 2.

2. Thỏa thuận về việc lập vi bằng

Bạn và Thừa phát lại sẽ thỏa thuận một số các thông tin dưới đây đối với yêu cầu lập vi bằng của bạn. Đối với từng yêu cầu có thể sẽ có thêm những thỏa thuận khác, tuy nhiên để lập vi bằng thì cần thỏa thuận một số thông tin cơ bản sau:

Một là, nội dung cần lập vi bằng (các sự kiện và hành vi mà bạn có nhu cầu lập vi bằng);

Hai là, thời gian và địa điểm lập vi bằng;

Ba là, chi phí lập vi bằng và chi phí phát sinh khác (nếu có);

Bốn là, các thỏa thuận khác nếu có (đơn phương chấm dứt hợp đồng, bồi thường thiệt hại,...).

Trên thực tế, các Văn phòng Thừa phát lại thường ký kết Hợp đồng dịch vụ lập vi bằng với người có yêu cầu lập vi bằng và ghi nhận các thông tin này trong hợp đồng.

3. Tiến hành lập vi bằng

Vi bằng có thể được lập tại Văn phòng Thừa phát lại hoặc được lập tại địa điểm nơi người có yêu cầu lập vi bằng lựa chọn. 

Thừa phát lại sẽ lập văn bản ghi nhận lại sự kiện và hành vi, ngoài ra có thể tiến hành đo đạc, quay phim, chụp ảnh,... để đảm bảo việc lập vi bằng được thực hiện một cách trung thực và khách quan nhất.

Vi bằng gồm các nội dung chủ yếu sau: thông tin về Văn phòng Thừa phát lại và Thừa phát lại lập vi bằng; thời gian lập vi bằng; người tham gia khác (nếu có); thông tin của người yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi; lời cam đoan và chữ ký của các bên.

Vi bằng thường được lập thành 03 bản gồm 01 bản đăng ký tại Sở Tư pháp, 01 bản cấp cho người có yêu cầu lập vi bằng và 01 bản lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại. Bạn cũng có thể yêu cầu Văn phòng Thừa phát lại cấp cho mình nhiều bản hơn nếu có nhu cầu.

4. Giao vi bằng và đăng ký tại Sở Tư pháp

Trước khi giao vi bằng, Thừa phát lại đề nghị người có yêu cầu lập vi bằng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.

Kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, trong vòng 03 ngày làm việc, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng và tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký vi bằng.

Kể từ ngày nhận được vi bằng, trong vòng 02 ngày làm việc, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.

Chi phí lập vi bằng là bao nhiêu?

Nghị định số 08/2020/NĐ-CP không có quy định cụ thể về chi phí lập vi bằng mà chỉ quy định chi phí lập vi bằng do người có yêu cầu lập vi bằng và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận dựa theo công việc thực hiện hoặc theo giờ làm việc.

Tuy nhiên, các Văn phòng Thừa phát lại đều phải niêm yết công khai mức phí lập vi bằng tại Văn phòng, cùng với các chi phí phát sinh khác, người có yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại sẽ thỏa thuận và ghi nhận mức phí này trong Hợp đồng dịch vụ lập vi bằng.

Trên đây là những thông tin liên quan đến vấn đề các bước lập vi bằng theo quy định hiện hành là gì? Trường hợp bạn muốn tư vấn những vấn đề liên quan đến vấn đề lập vi bằng hay các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ trực tiếp đến  0938.508.777 để được hỗ trợ kịp thời.